ALGEMENE BETALINGS- EN LEVERINGSVOORWAARDEN

Versie 8 februari 2023 – Amersfoort

Atma Instituut, Bloemendalse Binnenpoort 7, 3811GD te Amersfoort biedt haar opleidingen en trainingen, hierna ook te noemen, de dienstverlening, aan onder de navolgende bepalingen en voorwaarden:

Artikel 1: Algemeen
Het Atma Instituut organiseert c.q. verstrekt hoogwaardige opleidingen en trainingen; zij zal zich ten zeerste inspannen om het beoogde resultaat te verkrijgen, maar kan het resultaat van haar dienstverlening evenwel niet garanderen.

Artikel 2: Overeenkomst
Bij inzending van het ondertekende inschrijfformulier of invulling van het inschrijfformulier op de website van het Atma Instituut www.atma.nl gaat men een overeenkomst met het Atma Instituut aan voor de duur van de opleiding/training zoals vermeld in de opleidingsinformatie op www.atma.nl en verklaart men akkoord te zijn met de algemene voorwaarden zoals hier vermeld. Tevens is men verbonden tot betaling van het gehele cursusgeld van de opleiding/training ongeacht welke betalingsregeling wordt overeengekomen. De overeenkomst komt tot stand zodra het ondertekende inschrijfformulier het Atma Instituut heeft bereikt en het Atma Instituut de ontvangst daarvan middels een bevestigingsbrief heeft bevestigd. De overeenkomst eindigt bij het afronden van de opleiding/training met een diploma/certificaat/bewijs van deelname of komt te vervallen bij uitschrijving (zie verder artikel 5).

Bij inzending van het ondertekende inschrijfformulier of invulling van het inschrijfformulier op www.atma.nl is men akkoord met eventuele uitstel van de opleiding of overstap naar een andere groep.

Artikel 3: Bedenktijd
Wanneer een deelnemer zich veertien dagen (of minder) voor aanvang van een opleiding/training inschrijft, komen de voorwaarden van de wettelijke bedenktermijn te vervallen.

Artikel 4: Annulering door het Atma Instituut
4a: Annulering wegens te weinig deelnemers
Het Atma Instituut is gerechtigd de dienstverlening te annuleren, zonder gehouden te zijn tot welke schadevergoeding dan ook, in het geval er sprake is van een te gering aantal deelnemers, o.a. door ziekte van deelnemers, alsmede in het geval dat de samenstelling van de groep van deelnemers, naar inzicht van het Atma Instituut, afbreuk zal doen aan de beoogde kwaliteit van haar dienstverlening. Indien er te weinig deelnemers zijn, wordt de opleiding geannuleerd. Eventueel overgemaakt lesgeld wordt teruggestort.

4b: Annulering bij afwijzing door het Atma Instituut voor aanvang van de opleiding
Het Atma Instituut is volledig vrij om zonder opgave van redenen een kandidaat te weigeren tot het volgen van een opleiding of training als het instituut de kandidaat daarvoor niet geschikt acht of om andere redenen niet wenst toe te laten. Deze afwijzing kan ook plaatsvinden als het Atma Instituut het inschrijfformulier van een kandidaat al heeft ontvangen. Dat inschrijfformulier is dan ongeldig en het Atma Instituut heeft geen verplichtingen jegens de kandidaat. Mocht het lesgeld reeds betaald zijn dan zal het Atma instituut deze terugstorten op de rekening van de betalende partij.

4c. Annulering wegens ongepast gedrag
Het Atma Instituut behoudt zich het recht om studenten te verwijderen van een opleiding of training als zij:

1. zich niet gedragen volgens de in Nederland algemeen geldende sociale en ethische normen;
2. agressief of gewelddadig gedrag vertonen naar medestudenten en/of docenten, zowel lichamelijk als geestelijk (zoals pesten e.d.);
3. zich schuldig maken aan discriminatie op het gebied van godsdienst, ras, nationaliteit of geslacht;
4. zich schuldig maken aan (seksuele) intimidatie;
5. frauduleuze handelingen plegen;
6. een dermate storend gedrag vertonen in de lesgeroep, dat het leerproces van de medestudenten ernstig wordt verstoord;
7. weigeren om coachbaar te zijn door de mentor of andere docenten van het Atma Instituut. Dit wil zeggen dat studenten bereid moeten zijn feedback op hun gedrag te accepteren en daarmee serieus aan de slag gaan.

Voordat studenten verwijderd worden, krijgen zij eerst een waarschuwing van de mentor of opleidingsmanager tijdens een persoonlijk gesprek. Als het ongepaste gedrag na de waarschuwing herhaald wordt, worden zij definitief verwijderd uit de opleiding. Er is dan geen restitutie van lesgeld.

Als studenten fysiek geweld plegen naar medestudenten of docenten, worden zij onmiddellijk van de opleiding verwijderd, zonder restitutie van lesgeld. 

Artikel 5: Vroegtijdige beëindiging
5a: Uitstel beroepsopleiding door deelnemer
De opleiding kan door de student slechts éénmaal worden verzet. Het verzoek tot verzetten dient schriftelijk te worden ingediend bij de administratie. De verzette lesdagen dienen binnen 12 maanden na verzetten van de opleiding te worden gevolgd, tenzij anders afgesproken met de mentor.

Indien de opleiding in de tussentijd is gewijzigd, geannuleerd of niet meer wordt aangeboden is het Atma Instituut hiervoor niet aansprakelijk. In overleg met het secretariaat en de desbetreffende opleidingsmanager kan er uitgeweken worden naar een andere opleiding (indien aan de toelatingseisen wordt voldaan). Er is dan ook geen mogelijkheid tot restitutie van het lesgeld. De betaling van de deelnamekosten kan niet worden verzet en deze dient volgens de algemene betalingsvoorwaarden te worden voldaan.

Aan het verzetten of uitstellen van de opleiding zitten € 100,- administratiekosten verbonden.

5b: Annulering beroepsopleiding door deelnemer
Indien de student de overeenkomst voor een beroepsopleiding wenst te annuleren, dient de student dit schriftelijk in te dienen en is het Atma Instituut gerechtigd de volgende kosten in rekening te brengen:

1. bij annulering tot twee weken voor de startdata van de opleiding: 10% van het lesgeld van de volledige opleiding;
2. bij annulering t/m de tweede lesdag: 15% van het lesgeld van de volledige opleiding;
3. bij annulering vanaf de tweede lesdag: 100% van het lesgeld van de volledige opleiding.

5c: Annulering bijscholing en/of korte training door deelnemer
Indien de student de overeenkomst voor een bijscholing/training wenst te annuleren, dient de student dit schriftelijk in te dienen en is het Atma Instituut gerechtigd de volgende kosten in rekening te brengen:

1. bij annulering tot twee weken voor de training: 20% van de trainingskosten;
2. bij annulering tot 24 uur voor de training: 50% van de trainingskosten;
3. bij annulering op de eerste dag van de training: 100% van de trainingskosten.

Artikel 6: Aanwezigheid
Het Atma Instituut verwacht 100% aanwezigheid. Indien de student om dringende redenen de lesdagen niet kan bijwonen dan dient hij/zij dit van tevoren aan te geven bij de mentor. De student is zelf verantwoordelijk voor het inhalen van de lessen, dit gebeurt conform de procedure die vermeld staat in de studieopdrachten.

Alleen met instemming van de mentor is de minimale aanwezigheid van 90% toegestaan. Indien meer dan 10% van de lesdagen verzuimd wordt, behoudt het Atma Instituut het recht om desbetreffende persoon niet toe te laten tot het volgende jaar van de opleiding of geen diploma te geven. Er vindt ook geen restitutie van lesgeld plaats bij gemiste lesdagen. Het gehele lesjaar dient volledig te worden betaald.

Het Atma Instituut verplicht zich door deze overeenkomst de lessen te doen geven die in het lesrooster zijn vermeld. Met dien verstande dat bij ziekte of andere gewettigde afwezigheid van een docent zo spoedig mogelijk voor een vervangende docent wordt gezorgd. Erkende christelijke of nationale feestdagen, vakantie, force majeure en tussentijdse beëindiging door cursist anders dan in artikel 4 en 6 is vermeld, leveren geen vermindering op het cursusgeld op. Verzuim van de lessen geeft geen recht op gehele of gedeeltelijke terugbetaling van het opleidingsgeld.

Artikel 7: Betaling
Het Atma Instituut hanteert voor alle opleidingen één betaalwijze: betaling in maandelijkse termijnen. De eerste termijn wordt afgeschreven op de 25^ste van de maand waarin de opleiding van start gaat. De exacte data staan vermeld op de factuur.

Het Atma Instituut is gerechtigd het diploma in te houden indien het verschuldigde bedrag niet is voldaan.

Boeken en leersessies zijn niet bij het cursusgeld inbegrepen, de (digitale) artikelen en studiegids wel.

De prijzen (zowel in de aanbiedingen als in de offertes) gelden onder voorbehoud van typefouten en prijswijzigingen.

Artikel 8: Intellectueel eigendom
Het Atma Instituut behoudt de rechten van het intellectuele eigendom, met name het auteursrecht, welke rusten op alle door haar verstrekte, althans aan de student en/of deelnemer(s) ter beschikking gestelde cursusmateriaal, zoals artikelen, boekwerken, sheets, grafieken, lesroosters en cursusmethoden etc., behoudens een uitdrukkelijke en schriftelijke overeengekomen anders luidend beding. Niets uit deze uitgaven mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van het Atma Instituut.

Artikel 9A
Het zonder uitdrukkelijk en voorafgaande schriftelijke toestemming van het Atma Instituut verveelvoudigen en of verspreiden van de ter beschikking gestelde materialen en roosters maakt de deelnemer schadeplichtig.

Artikel 9B
Het is ter beoordeling van het Atma Instituut of zij gevolg geeft aan een verzoek tot toezending van cursusmaterialen zonder dat deelname mogelijk is (gebleken).

Voor de uitlegging van deze overeenkomst tot het volgen van de opleiding, wordt domicilie gekozen te Amersfoort. Te allen tijde is het Nederlands Recht van toepassing.

Artikel 10: Klachtenprocedure
Mocht het gebeuren dat men ergens ontevreden over is, dan kan men hierover feedback geven of een klacht indienen bij het secretariaat van het Atma Instituut. Feedback of klachten worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld. Een klager dient zich te houden aan de volgorde van de klachtenprocedure:

1. De klacht dient te worden ingediend bij het secretariaat van het Atma Instituut via email: info@atma.nl. De medewerkers van het secretariaat beoordelen de klacht en lossen deze indien mogelijk op binnen vier weken. Mocht de procedure langer duren, dan word de klager daarvan op de hoogte gebracht met een indicatie van de te verwachten termijn. De klacht wordt geregistreerd middels een klachten-registratieformulier. De administratie van de klacht wordt bewaard tot twee jaar na afhandeling van de klacht.
2. Als het secretariaat een klacht niet kan oplossen, wordt deze overgedragen aan de mentor van de betreffende opleidingsgroep. De mentor beslist of er een persoonlijk gesprek moet komen met de klager of dat de klacht via email kan worden opgelost. 
3. Als de mentor de klacht niet kan oplossen, dan wordt de klacht overgedragen aan de opleidingsmanager van de betreffende opleiding. De klager wordt dan uitgenodigd om op bezoek te komen bij de opleidingsmanager voor een persoonlijk gesprek. 
4. Mocht de klacht na een persoonlijk gesprek met de opleidingsmanager nog steeds niet zijn opgelost, dan kan men zich wenden tot de door ons erkende onafhankelijke klachtencommissie. Men kan zich alleen tot deze klachtencommissie wenden als de gesprekken met de medewerkers van het Atma Instituut niet tot oplossing van de klacht hebben geleid. Ook kan de klachtencommissie alleen benaderd worden door mensen die officieel als betalende student staan ingeschreven bij het Atma Instituut. De klachtencommissie bestaat uit mw. mr. M. Guimaraes en dhr. drs. L. Zeelenberg. Dhr. drs L. Zeelenberg is te bereiken via het volgende e-mailadres: leozeelenberg@gmail.com.
5. Voordat een klacht kan worden ingediend bij de klachtencommissie, dient de klager eerst een aanbetaling te doen van € 385,- aan het Atma Instituut. Alleen na deze aanbetaling wordt de klacht doorgegeven aan de klachtencommissie. De aanbetaling kan gestort worden op rekening NL27 INGB 0004711503 t.n.v. Atma Instituut. 
6. De klachtencommissie zal een onafhankelijk advies uitbrengen over de klacht, zowel naar de klager als naar het Atma Instituut. Als de klager in gelijk wordt gesteld voor zijn of haar klacht, krijgt de klager deze aanbetaling terug. Als het Atma Instituut in gelijk wordt gesteld, wordt de aanbetaling niet terugbetaald aan de klagers.

Artikel 11: Privacyverklaring
Door het aangaan van een overeenkomst met het Atma Instituut wordt aan het Atma Instituut toestemming verleend voor automatische bewerking van de uit de overeenkomst verkregen persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens zal het Atma Instituut uitsluitend gebruiken voor haar eigen activiteiten.

Met deze Privacyverklaring willen wij je inlichten over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en voor welke doeleinden wij deze gegevens opslaan. Tevens vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.

Bescherming persoonsgegevens
Het Atma Instituut is een beroepsopleider op het gebied van coaching. Het Atma Instituut respecteert de privacy van alle geïnteresseerden en studenten waarmee zij zaken doet. Daarbij houdt het Atma Instituut zich aan de eisen die Algemene verordening gegevensbescherming stelt.

Delen van persoonsgegevens
Wij verstrekken je persoonlijke gegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met je, of om te voldoen aan een wettelijke of accreditatie verplichting.

Partijen waar wij mee samenwerken en/of waar wij persoonsgegevens aan ter beschikking stellen zijn onder andere:

• docenten, mentoren, assistenten – dit ter voorbereiding, bevordering, begeleiding en voortgang van opleidingen/trainingen en workshops.
• accreditatieorganisaties en/of beroepsverenigingen – ten behoeve van het verkrijgen van studiepunten of erkenning van opleidingen/trainingen en/of diploma’s, certificaten en bewijzen van deelname.
• werkgevers – indien overeengekomen met betrekking tot aanwezigheid en resultaten van opleiding/training.
• overige dienstverleners – we delen direct of indirect bepaalde persoonsgegevens met de door ons ingeschakelde dienstverleners om hun werkzaamheden voor ons correct en efficiënt te kunnen uitvoeren. Hier kun je bijvoorbeeld denken aan dienstverleners die voor ons zaken uitvoeren zoals het back-uppen van onze systemen, financiële administratieverwerking, systeemonderhoud en -beheer, hosting van e-mail en website en het uitvoeren en ondersteunen van onze promotiewerkzaamheden.

Verzameling en gebruik van persoonsgegevens
Doordat je gebruik maakt van onze producten en diensten verstrek je ons direct of indirect, vrijwillig en/of met toestemming je persoonlijke gegevens of wij ontvangen met jouw medeweten je persoonsgegevens van je werkgever of een andere belanghebbende relatie.

Wij kunnen persoonsgegevens over je aanmaken, zoals gegevens over je interacties met ons, en informatie over afgenomen producten en diensten voor interne administratieve doeleinden en analyse, productverbetering en marktbenadering.

Ook kunnen wij je persoonsgegevens verkrijgen wanneer je deze op social media openbaar maakt, wanneer je onze site bezoekt of je aanmeldt via onze site of als je een interactie aangaat met content van derden of advertenties.

Het gaat bijvoorbeeld om persoonsgegevens die wij ontvangen met betrekking tot of bij:

aanmeldingen voor opleidingen, trainingen, workshops en introductiedagen;

• het bestellen en leveren van producten;
• het downloaden van producten;
• het aanmelden voor onze nieuwsbrief;
• het invullen van diverse (contact)formulieren op onze website;
• het uitvoeren van alle communicatie (digitaal/schriftelijk/telefonisch/mondeling), registratie, administratieve en financiële handelingen;
• het informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
• het verzenden van nieuwsbrieven, informatie en aanbiedingen met betrekking tot onze producten;
• persoonsgegevens in het kader van je opleiding/training, zoals onder andere:
  • bij een intakeaanvraag en -gesprek, persoonsgegevens die je actief verstrekt bij je digitale aanvraag en/of gesprek met een van onze docenten of medewerkers – deze gegevens hebben wij nodig ter beoordeling van de toelating en dit is ook noodzakelijk voor onze accreditatiepartners waaraan wij moeten bewijzen dat onze deelnemers voldoen aan het niveau criterium.
  • aanwezigheidsregistratie
  • documenten ten behoeve van je voortgang, begeleiding, persoonlijk proces en supervisiebeoordelingen
  • het faciliteren van communicatie met en tussen medestudenten, mentoren, docenten, assistenten en medewerkers
  • te maken verslagen en opdrachten tijdens de opleiding/training
  • eventuele resultaten en of je de opleiding (met goed gevolg) hebt afgerond, diploma- en/of certificaatgegevens
  • feedback over de opleiding/training die wij ontvangen via evaluaties
  • overige informatie die je aan ons verstrekt
• het opnemen van praktijkgegevens binnen onze coachdatabase
• persoonsgegevens die we gebruiken voor onderzoek en analyses ter verbetering van onze dienstverlening. Wij maken deze gegevens anoniem zodat ze niet meer te herleiden zijn naar je.
• Het bezoeken van onze website of andere digitale platforms: Om onze website, social media en/of andere digitale platforms beter af te stemmen op jouw voorkeuren en sneller te laten functioneren, verzamelen wij gegevens over jouw activiteiten op onze website en/of onze nieuwsbrief of social media. Atma werkt met verschillende programma’s, digitale platforms en advertentienetwerken zoals:

*cookies (je kunt de cookies uitzetten via de instellingen van je computer)                
*Dropbox                                          
*Googleanalytics                                         
*Google Adwords
*LinkedIn                                         
*YouTube                                                   
*Facebook 
*Twitter
*Active Campaign                             
*Mihosnet                                                 
*WordPress

• naam en telefoonnummer van ICE-persoon (In Case of Emergency)
• of als je op andere wijze contact met ons opneemt dan hierboven genoemd.

Verwerking bijzondere persoonsgegevens
Wij verwerken:

• Bijzondere persoonsgegevens betreffende je gezondheid die actief met toestemming worden gegeven aan de hand van een intakeformulier en -gesprek.
• (Pas-)foto (met zichtbare bijzondere gegevens) worden geplaatst in de studiegids en gedeeld met medestudenten, assistenten en mentor. Tevens wordt deze (pas-)foto in een fotoboek geplaatst ter identificatie en informatie/herkenning voor docenten.
• Onze opleidingen, trainingen en workshops zijn praktijkgericht en hebben een psychosociale grondslag waarin de eigen persoonlijke ontwikkeling centraal staat. Binnen onze opleidingen/trainingen/workshops vervul je meerdere rollen, naast dat je cursist/student bent, zul je ook de rol van coach, trainer en coachee vervullen. Daarom is het mogelijk en noodzakelijk dat tijdens de opleiding/training/workshop bijzondere gegevens, bijvoorbeeld betreffende je gezondheid, worden gedeeld en verwerkt zodat wij, onze docenten en assistenten jouw persoonlijke ontwikkeling tot coach kunnen begeleiden. Hierbij kun je denken aan supervisiemomenten, (persoonlijke) verslagen, begeleidingsgesprekken, etc.

Bewaartermijn persoonsgegevens
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor je gegevens worden verzameld. Je gegevens worden niet langer dan een jaar bewaard indien er geen overeenkomst met je tot stand is gekomen.

Beveiliging persoonsgegevens
Wij hebben maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Onder meer om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot deze gegevens of dat persoonsgegevens verloren gaan.

Wijzigingen
Het is raadzaam om de privacy verklaring periodiek te raadplegen in verband met eventuele wijzigingen, te denken aan bijvoorbeeld wetswijzigingen e.d.

Links naar andere websites
Op de website van Atma vind je links naar externe websites. Wij dragen geen verantwoordelijkheid met betrekking tot het gebruik van je gegevens door de organisaties achter deze websites. Raadpleeg hiervoor de privacyverklaring van de betreffende website.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@atma.nl. Wij zullen zo snel mogelijk op je verzoek reageren, wij streven  binnen vier weken.

Stel je geen prijs (meer) op onze informatie, dan kun je dat kenbaar maken aan ons secretariaat (info@atma.nl). Betreft het informatie per nieuwsbrief, dan kun je je hiervoor afmelden via de afmeldingslink onderaan de nieuwsbrief.

Vragen
Wanneer je nog vragen hebt over deze privacyverklaring, dan kun je contact met ons opnemen door dit contactformulier in te vullen.

Inwerkingtreding
Deze privacyverklaring is in werking getreden op 25 mei 2018.

Artikel 12: Wijzigingsbeding
Wij zijn gerechtigd de algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Kleine wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen altijd worden doorgevoerd. Grote, inhoudelijke wijzigingen zullen wij aan de studenten kenbaar maken.