Door Sylvia Lagerweij, docent Atma Instituut en secretaressecoach

Help! Ik verdrink… in mijn eigen dienstbaarheid.

Als secretaresse heb je vaak te maken met veel hectiek en veel ad-hoc werk tussen je kerntaken door. De meeste secretaresses vinden dat heel prettig. Even dit, even dat, een bedankje hier en een complimentje voor je snelheid daar. Dit soort ad-hoc klusjes kunnen veel waardering opleveren. Jammer genoeg is er ook een keerzijde. Ze houden je af van je kerntaken en die dreigen daardoor snel in de knel te komen. Als secretaresse weet je wel dat het niet altijd slim is, maar ja, als die vasthoudende of juist die hele aardige collega weer aan je bureau staat met een spoedklus, dan zwicht je toch weer.

Voor je het weet ligt je bureau vol en weet je niet meer waar je moet beginnen. Een secretaresse die tegen iedere klus ja zegt en er vervolgens niet aan toe komt is geen professionele secretaresse!

Nee zeggen en grenzen stellen zijn essentiële vaardigheden die je professionaliteit ten goede komen.

Maar hoe doe je dat dan? Hoe kun je dit leren? Uiteraard kan een lifecoach je hier goed bij helpen, maar je kunt zelf ook al een paar stappen zetten.

Het 5-stappen plan op weg naar een vleugje Assertiviteit

Stap 1: leg je grenzen vast

Weet jij eigenlijk waar je grenzen liggen? Om dit goed te kunnen bepalen is timemanagement een belangrijk instrument. Ga eens een maand tijd schrijven om te weten waar je tijd aan opgaat.

Daarnaast is het ook belangrijk dat je voor jezelf vastlegt waar je grenzen liggen als het gaat om overwerk, anderen helpen etc. Wat wil jij daarin? Tot hoever ben je bereid om te gaan?

Leg het vast! Bijvoorbeeld: een kwartier overwerken per dag vind ik acceptabel, maar meer niet.

Stap 2 – onderzoek je belemmerende overtuigingen

De reden dat veel assertiviteitsvaardigheden niet goed werken is omdat jij een bepaalde overtuiging hebt over Nee zeggen. Meestal is dit een overtuiging die je niet verder helpt, maar die je juist belemmert. Voorbeelden zijn:

“Een secretaresse mag geen Nee zeggen”

“Ik mag een ander niet teleurstellen”

“Als ik Nee zeg vindt men mij niet aardig”

Zoek de overtuiging die in jou leeft en waar jij het meeste last van hebt.

Stap 3 – verander je belemmerende overtuiging

Onderzoek ze op waarheid. Is het waar? Dwing jezelf alleen met een Ja of een Nee te antwoorden.

Vaak is het namelijk niet waar, maar denk jij alleen dat het waar is.

Vraag je ook af of deze overtuiging je helpt je doel te bereiken.

Stap 4 – oefen de woorden voor een aardige Nee

Bedenk voor jezelf hoe jij op een aardige manier Nee zou willen zeggen in die gevallen dat het nodig is. Kies de woorden die bij jou passen en oefen je zinnen eens voor de spiegel.

Bijvoorbeeld: ”Nee, dat kan nu niet, maar over 2 dagen heb ik wel weer tijd.”

Zolang je zelf niet overtuigd bent van je eigen grenzen, ga je de ander ook niet overtuigen en zal jouw “nee” als snel klinken als een “ja, maar”. Dus zorg dat je er achter staat.

Stap 5 – ga het doen!

Spreek je aardige “Nee” uit. Mét de buikpijn die erbij hoort, met een ongemakkelijk gevoel en soms met een schuldgevoel. Raap al je moed bij elkaar en ga het doen. Oefening baart kunst en je zult zien dat het steeds makkelijker wordt.

Veel succes!